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Gli obblighi normativi

Le strutture alberghiere sono obbligate a richiedere agli ospiti un documento di riconoscimento valido e di trasmettere i dati all’Autorità di Pubblica sicurezza. Questo adempimento è imposto dal Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza e, per ottemperare, i dati degli ospiti sono trasmessi alla Polizia di Stato tramite un apposito portale informatico “Alloggiati Web” entro le 24 ore successive all’arrivo o, se il soggiorno è inferiore alle 24 ore, all’atto dell’arrivo stesso. Per questo i documenti sono richiesti subito agli ospiti.

Meno è, meglio è

Per ottemperare, le strutture alberghiere devono compilare una serie di dati relativi agli ospiti della struttura: si tratta di informazioni necessarie per la relativa identificazione e dunque di natura c.d. comune (nome, cognome, data e luogo di nascita), oltre agli estremi del documento di riconoscimento. Per rendere più rapide le operazioni di registrazione ed andare incontro alla fretta dei vacanzieri, spesso accade i documenti di riconoscimento siano fotocopiati, scansionati o anche fotografati, quando non richiesti già prima dell’arrivo della struttura (ad esempio, se l’ospite vuole rendere più rapide le operazioni al proprio arrivo o per strutture in cui il check-in è interamente automatizzato). In realtà, la copia del documento è solo funzionale a consentire all’operatore di procedere ad effettuare la comunicazione all’Autorità tramite il portale telematico dedicato con il tempo e l’attenzione necessarie, lasciando liberi gli ospiti di iniziare a godere delle proprie vacanze senza pensieri e facendosi carico di ricordare loro di riprendere i propri documenti alla prima occasione utile.

I rischi

Ma cosa accade se la fotocopia del documento non viene tritata e buttata, o se la scansione o la foto restano conservati sui dispositivi dopo che la comunicazione obbligatoria è stata trasmessa? Conservare dei dati quando non servono più (ossia, quando viene meno un motivo valido per tenerli, ossia quella che si definisce, la “base giuridica” del trattamento) è una violazione della normativa vigente in materia di privacy. Ma non solo: immaginiamo che quelle fotocopie rimangano alla reception e che si accumulino nel tempo: alla prima occasione chiunque potrebbe vedere o comunque prenderle, sia per usarle in modo illecito o anche, più semplicemente, perché ha bisogno di un foglio di carta (il famoso “riciclo” delle stampe, altra pratica da evitare), oppure perché deve fare le pulizie. Se poi i documenti sono stati fotografati o inviati tramite sistemi non proprio “istituzionali” o non adeguatamente protetti (ad esempio, chat di messaggistica) o scansionati e scaricati in locale sul pc utente della reception, gli stessi sono anche esposti ad attacchi di tipo informatico… e a quel punto i dati sarebbero fuori da ogni possibilità di controllo e probabilmente anche usati in modo illecito.

Che si fa? To do list

Informativa: La trasparenza innanzitutto: le persone devono essere poste nelle condizioni di sapere perché la struttura richiede i loro dati. E per farlo è sufficiente mettere a disposizione un’informativa semplice e chiara che spieghi loro tutto ciò. L’informazione è il veicolo della consapevolezza e la consapevolezza è il punto di partenza per la protezione dei dati.

Minimizzazione: Il “tengo perché non si sa mai” non funziona. Anche se ho spazio, anche se posso proteggere quelle informazioni, se non ho motivo di conservarle le devo eliminare. Limitare il trattamento e minimizzarlo significa anche assumere meno rischi sia per le strutture alberghiere (che devono rispettare la normativa privacy), sia per gli ospiti.

Attenzione agli strumenti: è importante che i dati siano trattati con strumenti e con modalità che consentano, per impostazione predefinita, di proteggere i dati. Spesso prodotti magari molto “comodi” e soprattutto gratuiti pensati per i privati non sono adatti per attività professionali.